l'Areams recherche un(e) Secrétaire de Service d’Investigation Éducative (SIE) motivé(e), rigoureux(se) et organisé(e) pour rejoindre notre équipe.

En lien étroit avec le chef de service et les professionnels du SIE, le/la secrétaire occupe une fonction centrale dans l’organisation et le fonctionnement du service. Il/elle contribue à la bonne gestion administrative des mesures d’investigation éducative, depuis leur réception jusqu’à leur clôture, et participe au suivi administratif de l’activité du service.

Responsabilités clés en administration

Le/la Secrétaire de Service d’Investigation Éducative a notamment pour missions :

• Assurer l’accueil physique et téléphonique des familles, partenaires et différents interlocuteurs du service.

• Assurer la réception, l’enregistrement et le suivi administratif des mesures d’investigation éducative confiées au service.

• Constituer, organiser, actualiser et archiver les dossiers administratifs des mesures.

• Assurer le secrétariat technique des travailleurs sociaux et psychologues : mise en forme de documents, courriers, convocations, rapports et différents écrits professionnels.

• Préparer et transmettre les courriers et documents nécessaires aux familles, juridictions et partenaires.

• Veiller au respect des échéances administratives et contribuer au suivi des dates de restitution et de fin de mesure.

• Assurer la transmission des rapports et documents aux destinataires concernés dans le respect des procédures du service.

• Participer au suivi des tableaux de bord et des outils permettant de rendre compte de l'activité du SIE.

• Assurer le suivi administratif nécessaire à la facturation des mesures : contrôle des éléments nécessaires à la facturation, préparation et suivi des données de facturation, vérification de la cohérence des informations et transmission des éléments attendus.

• Participer au suivi des mesures réalisées, clôturées et facturées, en lien avec le chef de service et les services administratifs concernés.

• Assurer le classement, l’archivage et la bonne tenue des dossiers dans le respect des règles de confidentialité.

• Contribuer à la circulation de l’information et à la coordination entre les différents professionnels du service.

• Participer aux réunions d’équipe lorsque cela est nécessaire et contribuer à la dynamique collective ainsi qu'au projet de service.

Compétences exigées pour un(e) Secrétaire de SIE

Une bonne maîtrise des outils administratifs et bureautiques est indispensable pour ce poste :

• Maîtrise des logiciels de traitement de texte, tableurs, messagerie électronique et outils de gestion administrative.

• Très bonnes capacités rédactionnelles et maîtrise de l’orthographe.

• Aisance dans l’utilisation des tableaux de suivi et dans le traitement de données administratives.

• Capacité à assurer un suivi rigoureux de l’activité et de la facturation.

• Capacité à gérer simultanément plusieurs dossiers, échéances et priorités.

• Qualités d’accueil et bonnes capacités de communication avec des interlocuteurs variés.

• Capacité à travailler en équipe pluridisciplinaire.

Profil idéal

Nous recherchons une personne qui :

• Est titulaire d’un diplôme dans le domaine du secrétariat, de l’assistanat ou de la gestion administrative, ou dispose d’une expérience équivalente.

• Justifie idéalement d’une première expérience sur des fonctions administratives similaires.

• Fait preuve de rigueur, d’autonomie, d’organisation et de réactivité.

• Est en capacité d’identifier les priorités et de respecter des échéances parfois contraintes.

• Une expérience dans le secteur social, médico-social ou de la protection de l’enfance sera particulièrement appréciée.

• Une connaissance du fonctionnement d’un service d’investigation éducative et de l’environnement judiciaire constitue un atout.

• Une connaissance du logiciel métier SILAO est un plus.

Qualifications souhaitées pour réussir

Les qualités attendues pour réussir dans cette fonction sont notamment :

• Un excellent sens de l’organisation et de la gestion des priorités.

• Une capacité à travailler avec méthode et précision.

• De bonnes qualités relationnelles et une posture professionnelle adaptée à l’accueil de familles pouvant rencontrer des situations complexes.

• Un réel esprit d’équipe et une capacité à travailler en lien étroit avec des professionnels aux fonctions différentes.

• Une grande discrétion professionnelle et un respect strict de la confidentialité des informations traitées.

• De la réactivité, de l’adaptabilité et une capacité à rendre compte.

• Une vigilance particulière concernant la fiabilité des informations administratives, notamment celles nécessaires au suivi de l’activité et à la facturation.

Pourquoi rejoindre notre organisation ?

En intégrant notre Service d’Investigation Éducative, vous rejoindrez une équipe pluridisciplinaire engagée dans une mission de protection de l’enfance et d’aide à la décision judiciaire.

Votre fonction sera essentielle au bon fonctionnement du service : vous serez un véritable appui administratif et organisationnel pour l’équipe, tout en contribuant à la qualité de l’accueil des familles, au suivi rigoureux des mesures et à la fiabilité de l’activité administrative du SIE.

Nous recherchons une personne souhaitant s’investir dans une mission porteuse de sens, au sein d’une équipe dynamique et collaborative.

CDD à temps partiel : 0,60 ETP (60 %)
Poste basé à La Roche-sur-Yon
Poste à pourvoir immédiatement

Convention 66